Utilisez vos Routines immédiatement
Skills, assistants et fonctions natives de votre IA. Aucune installation technique, un mode manuel toujours possible.
PoulpIA Automations
Ne partez plus d’une page blanche.
Dites-nous ce que vous voulez automatiser. PoulpIA recommande la méthode, les outils et, quand il existe, un template pertinent, puis vous guide étape par étape jusqu’à sa mise en service.
Installez une automatisation déjà prête
Quand un template a été réellement vérifié par PoulpIA (n8n, Make…), vous l’ouvrez et suivez le guide d’installation. Jamais une promesse en l’air.
Besoin de quelque chose de spécifique ?
Automatisation sur mesure disponible, en accompagnement ou sur devis selon la complexité.
200 cas d’usage audités
Que voulez-vous automatiser ?
Le besoin métier d’abord, la plateforme ensuite. Huit grandes intentions couvrent l’ensemble de la bibliothèque.
Gagner du temps
Emails, administratif, documents
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Prospection, leads, CRM, relances
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RH, recrutement, projets
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Data, IT, développement, systèmes avancés
« Automatiser », ça veut dire quoi ?
Simplement : ne plus refaire à la main ce qui revient tout le temps. Au lieu de copier-coller la même consigne chaque lundi, un outil le fait circuler pour vous et vous prépare le brouillon.
Le brouillon s’arrête toujours devant vous
L’automatisation prépare le travail. Elle ne l’envoie jamais toute seule. Vous relisez, vous ajustez, vous validez. Exactement comme au niveau manuel. Rien ne part sans vous.
On y va par étapes
Personne ne commence par tout automatiser. On démarre au copier-coller, puis on automatise une seule tâche à la fois, quand elle en vaut vraiment la peine.
Prêts à l’emploi
Six automatisations pour commencer.
PoulpIA ne prétend jamais installer un workflow à votre place. Quand un bon template officiel existe (n8n, Make…), on vous y mène directement. Sinon, un guide pas à pas construit la solution avec vous.
Formulaire → CRM
Créer automatiquement un prospect dans le CRM à partir d’un formulaire, sans ressaisie.
Relancer automatiquement mes devis
Détecter les devis sans réponse après un délai défini et préparer ou envoyer une relance selon vos règles.
Facture impayée → relance
Contrôler les factures échues, exclure les cas non relançables et préparer ou envoyer la relance.
Demander automatiquement un avis
Déclencher une demande d’avis après une prestation selon les règles et le canal définis.
Post + image livré chaque semaine
Produire chaque semaine un post et son visuel, puis livrer le pack pour validation avant publication.
Briefing dirigeant quotidien
Consolider chaque matin agenda, emails prioritaires, tâches, alertes et éventuellement KPI utiles à la journée.
Système phare
Content Factory complète
Orchestrer calendrier, recherche, article, images, déclinaisons sociales, contrôle, livraison et publication optionnelle. La livraison pour validation est l’expérience standard ; la publication automatique reste une extension distincte, avec davantage de garde-fous. On ne mélange jamais les deux.
Découvrir la Content Factory →Les trois niveaux, du plus simple au plus poussé
Vous montez d’un niveau seulement quand c’est utile.
Chaque niveau reste sous votre contrôle. L’automatisation n’est jamais présentée comme magique ni obligatoire.
01
Niveau 1 · Manuel
Copier-coller, tout simplement
Vous ouvrez votre IA (ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral…), vous collez la consigne, vous récupérez le brouillon. C’est tout.
- Pour qui
- Pour tout le monde, dès aujourd’hui.
- Quand se lancer
- C’est le point de départ. Rien à installer, aucun outil en plus.
- Ce qu’il faut
- Un compte sur une IA conversationnelle. Rien d’autre.
02
Niveau 2 · Semi-automatisé
Vos outils se passent le relais
Un outil comme Make va chercher l’information dans un endroit (un mail, un formulaire), la donne à l’IA, et dépose le brouillon là où vous le lisez. Vous, vous validez et vous envoyez.
- Pour qui
- Pour une tâche qui revient chaque semaine et vous fait perdre du temps.
- Quand se lancer
- Quand vous en avez assez de copier-coller toujours la même chose au même moment.
- Ce qu’il faut
- Un compte Make (ou équivalent) et l’accès à votre boîte mail ou votre outil.
03
Niveau 3 · Orchestré
Plusieurs assistants s’enchaînent
Un outil comme n8n fait travailler plusieurs assistants à la suite, avec un arrêt à chaque étape sensible. Le résultat vous attend, prêt à valider.
- Pour qui
- Pour un volume important ou plusieurs étapes qui s’enchaînent toujours pareil.
- Quand se lancer
- Quand une tâche est devenue une vraie routine et mérite d’être industrialisée.
- Ce qu’il faut
- Une instance n8n, un accès API à votre IA, et un peu de mise en place (guidée).
Les mots qui font peur
Le vocabulaire, traduit en clair.
Vous croiserez ces mots dans les guides. Voici ce qu’ils veulent vraiment dire, sans jargon.
- Consigne maître
- La grande consigne à coller une seule fois. Elle donne à l’assistant son rôle, votre contexte et ses limites. Ensuite, il gère tout le domaine.
- Mission
- Une consigne courte pour une action précise (« relancer un devis »). On l’envoie après la consigne maître.
- Make
- Un outil qui relie vos applications entre elles sans écrire de code, avec des blocs à assembler. Pensez à un jeu de dominos entre vos outils.
- n8n
- Un outil du même genre que Make, plus puissant, pour enchaîner plusieurs étapes et plusieurs assistants. Un peu plus technique à installer.
- API
- La « prise » qui permet à deux logiciels de se parler. Un accès API, c’est la clé qui autorise Make ou n8n à utiliser votre IA.
- Webhook
- Une adresse qui déclenche automatiquement un scénario quand quelque chose arrive (un nouveau message, un formulaire rempli).
- Nœud
- Une étape dans un scénario Make ou n8n. Chaque nœud fait une petite action : lire un mail, appeler l’IA, écrire un brouillon.
- Validation humaine
- Le moment où vous relisez et décidez. Chez POULPIA, il est toujours là : rien ne part sans vous.
Par où commencer
Trois pas, dans cet ordre.
Commencez au niveau 1
Utilisez d’abord vos consignes en copier-coller pendant quelques semaines. Repérez la tâche qui revient le plus souvent.
Automatisez UNE seule tâche
Choisissez cette tâche répétitive et suivez un des guides ci-dessous, pas à pas, sur une copie de test.
Gardez toujours la main
Vérifiez que le brouillon s’arrête bien devant vous avant tout envoi. Ensuite seulement, ajoutez une deuxième automatisation.
Et pour votre équipe POULPIA
Un guide d’automatisation pour chacun de vos huit tentacules.
Suivez les étapes dans l’ordre. Les noms de blocs peuvent varier selon votre version de l’outil, l’idée reste la même. Chaque guide s’arrête toujours à un brouillon prêt à relire, jamais à un envoi automatique.
Le Bras Droit · Automatisation Bras Droit, niveau 2
Les demandes qui arrivent de partout se retrouvent triées au même endroit.
Une construction concrète à tester sur une copie. Les noms de modules peuvent varier selon votre configuration Make.
PrérequisUn compte MakeUne boîte e-mail ou un formulaire de contact connectéUn accès API au modèle choisi
Déclencheur
Module Make « Watch emails » ou « Watch Webhooks », branché sur votre boîte de contact générale ou votre formulaire.
Extraction
Récupérez l’expéditeur, le canal, l’objet et le message.
Contexte de l’assistant
Appelez le modèle IA avec la consigne maître du Bras Droit. Demandez-lui de classer la demande (À faire maintenant, Aujourd’hui si possible, Peut attendre) et de suggérer l’assistant le plus adapté.
Sortie
Ajoutez une ligne dans un tableau partagé (Google Sheets, Notion) avec la catégorie, l’assistant recommandé et un résumé en une phrase.
Validation humaine
Vous consultez le tableau chaque matin et décidez vous-même de l’ordre de traitement.
Critère de réussite
Le scénario transforme les demandes reçues sur plusieurs canaux en une liste triée et priorisée, sans jamais répondre ni agir à votre place.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
Le Chef de Bord · Automatisation Chef de Bord, niveau 2
Chaque lundi, votre semaine est déjà rangée, prête à être ajustée.
Une construction concrète à tester sur une copie. Les noms de modules peuvent varier selon votre configuration Make.
PrérequisUn compte MakeUn outil de suivi de tâches connecté (Notion, Trello, Google Sheets…)Un accès API au modèle choisi
Déclencheur
Module Make « Schedule », programmé chaque lundi matin.
Collecte
Récupérez les tâches et échéances de la semaine depuis votre outil de suivi.
Contexte de l’assistant
Appelez le modèle IA avec la consigne maître du Chef de Bord pour obtenir un planning réaliste jour par jour, avec une marge pour les imprévus.
Sortie
Écrivez le planning dans un document partagé ou envoyez-le par notification (e-mail, Slack).
Validation humaine
Vous relisez le planning proposé et l’ajustez avant de le considérer comme la version de la semaine.
Critère de réussite
Le scénario produit chaque lundi un planning de semaine prêt à ajuster, jamais imposé automatiquement à votre agenda.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
Le Chiffreur · Un vrai exemple niveau 2
Un devis demandé par e-mail devient un brouillon prêt à relire.
Une construction concrète à tester sur une copie. Les noms de modules peuvent varier selon votre configuration Make.
PrérequisUn compte MakeUne boîte e-mail connectéeUn accès API au modèle choisi
Déclencheur
Module Make « Watch emails », filtré sur les mots-clés devis ou demande de prix.
Extraction
Récupérez l’expéditeur, l’objet et le corps du message.
Contexte de l’assistant
Appelez le modèle IA avec la consigne maître du Chiffreur en instruction système, et le corps du mail comme besoin à chiffrer.
Sortie
Écrivez le brouillon dans un document partagé (Google Docs, Notion) ou envoyez-le par notification (e-mail à vous-même, Slack), jamais directement au client.
Validation humaine
Vous ouvrez le brouillon, le relisez, l’envoyez vous-même depuis votre outil habituel.
Critère de réussite
Le scénario produit un brouillon de devis prêt à relire en quelques minutes après réception du mail, sans jamais envoyer automatiquement quoi que ce soit au client.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
L’Ambassadeur · Un premier exemple niveau 3
Le message arrive. Le brouillon se prépare. Vous validez.
Une construction concrète à tester sur une copie. Les noms de nœuds peuvent varier selon votre version de n8n.
PrérequisUne instance n8n de testUn accès API au modèle choisiDes données de démonstration pendant les essais
Déclencheur
Créez un formulaire ou un Webhook n8n recevant : nom du client, canal, message, contexte et objectif de la réponse.
Préparation des données
Ajoutez un nœud « Edit Fields » pour renommer les champs et conserver les informations utiles au brouillon.
Contexte de l’assistant
Ajoutez la consigne maître de L’Ambassadeur dans votre nœud de modèle IA. Il s’appuie uniquement sur les prix, délais et engagements validés.
Production du brouillon
Demandez trois blocs séparés : réponse proposée, informations à vérifier et engagements repérés.
Validation humaine
Stockez ou affichez le brouillon dans une page de contrôle. Le workflow attend ici votre validation.
Validation et journal
Après validation manuelle, copiez la réponse dans votre canal habituel et notez la date, la version et la personne qui a validé.
Critère de réussite
Le scénario produit un brouillon, une liste de vérifications et attend votre validation avant l’envoi.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
Le Prospecteur · Automatisation Prospecteur, niveau 2
Une liste de prospects et un message d'approche préparés chaque semaine, jamais envoyés seuls.
Une construction concrète à tester sur une copie. Les noms de modules peuvent varier selon votre configuration Make.
PrérequisUn compte MakeUne source de contacts potentiels (annuaire, export manuel, base existante)Un accès API au modèle choisi
Déclencheur
Module Make « Schedule », programmé chaque semaine, avec vos critères de ciblage en entrée (secteur, zone, taille).
Collecte des contacts
Un module d’import (fichier, tableur, export manuel) alimente la liste brute de contacts potentiels.
Contexte de l’assistant
Appelez le modèle IA avec la consigne maître du Prospecteur pour qualifier chaque contact et rédiger un message d’approche court et personnalisé.
Sortie
Écrivez la liste qualifiée et les messages dans un tableau partagé (Google Sheets, Notion), jamais dans un outil d’envoi automatique.
Validation humaine
Vous relisez chaque message, l’ajustez si besoin, et l’envoyez vous-même depuis votre outil habituel.
Critère de réussite
Le scénario produit une liste de prospects qualifiés et des messages d’approche prêts à relire, sans jamais contacter personne automatiquement.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
La Plume · Un deuxième exemple niveau 3
D’une idée de publication à un brouillon prêt à relire, sur plusieurs canaux.
Une construction concrète à tester sur une copie. Les noms de nœuds peuvent varier selon votre version de n8n.
PrérequisUne instance n8n de testUn accès API au modèle choisiDes données de démonstration pendant les essais
Déclencheur
Formulaire ou note n8n recevant le sujet, le canal visé et les faits disponibles.
Préparation des données
Nœud « Edit Fields » pour séparer sujet, audience et faits validés.
Contexte de l’assistant
Consigne maître de La Plume dans le nœud de modèle IA, avec instruction de poser une question si une donnée manque plutôt que d’inventer.
Production du brouillon
Un brouillon par canal demandé (par exemple réseaux sociaux et page web).
Validation humaine
Les brouillons s’affichent dans une page de contrôle, en attente de votre validation avant toute publication.
Validation et journal
Après validation manuelle, notez la date, la version et la personne qui a validé.
Critère de réussite
Le scénario produit un brouillon par canal et attend la validation humaine avant toute publication.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
L’Archiviste · Automatisation Archiviste, niveau 2
Un document reçu devient une suggestion de classement claire, jamais un déplacement fait sans vous.
Une construction concrète à tester sur une copie. Les noms de modules peuvent varier selon votre configuration Make.
PrérequisUn compte MakeUn dossier « À trier » dans votre stockage (Google Drive, Dropbox)Un accès API au modèle choisi
Déclencheur
Module Make « Watch files », branché sur votre dossier « À trier ».
Extraction
Récupérez le nom du fichier et, si le format le permet, les premières lignes de contenu.
Contexte de l’assistant
Appelez le modèle IA avec la consigne maître de L’Archiviste pour proposer un type de document, une année et un nom de fichier clair.
Sortie
Écrivez la suggestion (dossier proposé, nouveau nom) dans un tableau de suivi, sans déplacer le fichier original.
Validation humaine
Vous relisez la liste et déplacez ou renommez vous-même les documents concernés.
Critère de réussite
Le scénario propose un classement clair pour chaque document reçu, sans jamais déplacer ou renommer un fichier sans votre action.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
Le Vigile · Automatisation Vigile, niveau 2
Avant qu'un brouillon vous attende, il est déjà passé par une première relecture.
Une construction concrète à tester sur une copie, à brancher sur la sortie d’un autre scénario (devis, réponse client, publication…). Les noms de modules peuvent varier selon votre configuration Make.
PrérequisUn compte MakeUn scénario existant qui produit déjà un brouillonUn accès API au modèle choisi
Déclencheur
Le brouillon produit par un autre scénario (devis, réponse client, publication…) arrive dans un document partagé.
Contexte de l’assistant
Appelez le modèle IA avec la consigne maître du Vigile pour contrôler le brouillon : cohérence, engagements de prix ou de délai, données sensibles.
Classement
Le Vigile classe ses remarques en trois catégories : À corriger, À confirmer, Optionnel.
Sortie
Ajoutez ces remarques à côté du brouillon, dans le même document ou dans une notification dédiée.
Validation humaine
Vous consultez le brouillon et les remarques ensemble, corrigez si besoin, puis validez et envoyez vous-même.
Critère de réussite
Le scénario ajoute une relecture automatique à n’importe quel brouillon produit par un autre assistant, sans jamais se substituer à votre validation finale.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →
Visibilité locale & moteurs IA · Automatisation Visibilité locale, niveau 2
De la question locale à l'article publié, réseau par réseau, avec photos.
Ce workflow part d'une question que vos clients posent localement, génère un article SEO/GEO complet, l'adapte pour chaque réseau social, propose des photos et prépare tout pour votre validation avant publication. Rien ne sort sans votre feu vert.
PrérequisUn compte Make ou n8nUn accès API au modèle IA choisi (ChatGPT, Claude…)Un compte sur chaque réseau cible (Instagram, Facebook, LinkedIn)Un blog ou site avec accès éditeur (WordPress, Notion, etc.)Un dossier partagé pour les photos (Google Drive, Dropbox)
Recherche de questions locales
Le déclencheur reçoit votre zone d'intervention et votre activité. Il interroge l'IA avec cette consigne : « Liste 10 questions que les habitants de [zone] posent sur [activité]. Formule chaque question comme elle serait tapée dans Google ou posée à ChatGPT. » Vous choisissez la question à traiter.
Rédaction de l'article SEO local
L'IA rédige un article de 800 à 1 200 mots, structuré en H1/H2/H3, avec la question comme titre, votre zone et vos services intégrés naturellement. La consigne impose : meta description, 3 questions FAQ avec balisage JSON-LD, et un appel à l'action local.
Optimisation GEO (moteurs génératifs)
Un second appel IA reprend l'article et le reformate pour les moteurs génératifs : phrases courtes et citables, données chiffrées, mentions d'autorité locale, bloc FAQ question-réponse autonome. Le résultat fonctionne à la fois pour Google et pour ChatGPT, Claude, Perplexity.
Adaptation par réseau social
L'IA génère une version par canal : post Instagram (300 mots + 15 hashtags locaux + description photo), post Facebook (200 mots + accroche + CTA), post LinkedIn (300 mots + 5 hashtags pro). Chaque version a le ton et le format du réseau.
Suggestions de photos
L'IA propose 5 descriptions de photos à prendre ou sourcer : 2 photos terrain (atelier, chantier, intervention), 2 photos locales (repère du quartier, enseigne), 1 photo équipe ou résultat. Chaque description inclut cadrage et texte alternatif.
Envoi en page de contrôle
Tous les livrables (article blog, posts réseaux, suggestions photos) sont rassemblés dans un document partagé (Google Docs, Notion) ou une notification. Rien n'est publié.
Validation et publication
Vous relisez chaque livrable, ajoutez vos propres photos, ajustez le ton si besoin, puis publiez manuellement sur chaque canal. Le workflow note la date et le statut de validation.
Critère de réussite
Le workflow produit un article SEO/GEO, trois posts réseaux sociaux adaptés et une liste de photos, le tout prêt à relire dans un seul document. Rien n'est publié sans votre validation.
Ce guide est inclus dans l’Équipe Complète. Envie qu’on le branche pour vous ? Faire brancher une routine → ou Mise en place clé en main (dès 790 € TTC) →